LGPD nos Escritórios Contábeis: Cuidados Essenciais para a Conformidade

Com a entrada em vigor da Lei nº 13.709/2018, conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), todos os setores que tratam dados de pessoas físicas passaram a ter responsabilidades claras quanto à privacidade e segurança dessas informações. Escritórios contábeis, por lidarem diariamente com grande volume de dados sensíveis e pessoais, devem estar especialmente atentos à aplicação correta da legislação.

1. Fundamentos da LGPD

A LGPD tem como principais fundamentos:

• Respeito à privacidade
• Autodeterminação informativa
• Liberdade de expressão, informação, comunicação e opinião
• Inviolabilidade da intimidade, honra e imagem
• Desenvolvimento econômico e tecnológico
• Livre iniciativa e concorrência
• Defesa do consumidor
• Direitos humanos e dignidade da pessoa

2. Princípios da LGPD aplicáveis à contabilidade

Os princípios guiam todo o tratamento de dados. No contexto contábil, destacam-se:

• Finalidade: uso dos dados deve ter propósito legítimo, específico e informado ao titular.
• Adequação: compatibilidade com a finalidade informada.
• Necessidade: uso dos dados deve se restringir ao mínimo necessário.
• Livre acesso: o titular tem direito a consultar seus dados.
• Qualidade dos dados: os dados devem ser exatos e atualizados.
• Segurança: medidas técnicas e administrativas devem proteger os dados.
• Prevenção: ações proativas para evitar danos.
• Não discriminação: proibição do uso para fins discriminatórios.
• Responsabilização e prestação de contas: o controlador deve comprovar a adoção de medidas eficazes.

3. Dado Pessoal e Dado Sensível

Entender os tipos de dados tratados é essencial para aplicar corretamente a LGPD:

• Dado pessoal: qualquer informação que identifique ou torne identificável uma pessoa natural (ex: nome, CPF, e-mail, endereço).
• Dado pessoal sensível: dados sobre origem racial, convicção religiosa, opinião política, saúde, vida sexual, biometria, entre outros.

Nos escritórios contábeis, ambos são frequentemente tratados: seja em folhas de pagamento, contratos, declarações de imposto de renda, ou dados de dependentes.

4. Riscos e Responsabilidades dos Escritórios Contábeis

Por atuarem como controladores e operadores de dados, os escritórios têm responsabilidade legal sobre o tratamento de informações de clientes, colaboradores e terceiros.

Riscos comuns incluem:

• Armazenamento de dados sem criptografia;
• Compartilhamento indevido com terceiros (ex: sem contrato de confidencialidade);
• Falta de controle de acesso e autenticação.

5. Recomendações para Implantação da LGPD no Escritório Contábil

Segue um passo a passo prático:

a) Mapeamento de Dados

• Levantar onde estão os dados: sistemas, planilhas, e-mails, pastas físicas.
• Identificar a finalidade e base legal de cada dado tratado.

b) Definição de Papéis

• Nomear um DPO (Encarregado pelo Tratamento de Dados).
• Definir quem é controlador (decide sobre o uso dos dados) e quem é operador (executa o tratamento).

c) Adequação Contratual

• Revisar contratos com clientes, fornecedores e funcionários.
• Inserir cláusulas de confidencialidade e tratamento de dados.

d) Segurança da Informação

• Implantar políticas de segurança (antivírus, controle de acesso, backups).
• Treinar colaboradores sobre boas práticas e privacidade.

e) Política de Privacidade

• Criar e divulgar uma política interna e externa de privacidade.
• Garantir transparência para os titulares dos dados.

f) Gerenciamento de Incidentes

• Estabelecer um plano de resposta a incidentes de vazamento de dados.
• Manter registros de todos os tratamentos realizados.

6. Base Legal para o Tratamento de Dados

A LGPD permite o tratamento de dados com base em diferentes fundamentos legais, entre os quais:

• Consentimento do titular;
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• Execução de contrato;
• Exercício regular de direitos;
• Legítimo interesse do controlador (com ponderação dos direitos do titular).

No caso dos contadores, a obrigação legal é uma das bases mais utilizadas, já que muitas informações são tratadas por exigência da legislação fiscal, trabalhista e previdenciária.

7. Conclusão

A LGPD não é um entrave para a atuação contábil, mas um marco de profissionalização e responsabilidade. Escritórios contábeis que se adaptam à lei transmitem confiança aos seus clientes, evitam sanções administrativas e judiciais, e contribuem para um ecossistema de dados mais seguro e ético.