O que é e quando usar

“Admissão retroativa” é a regularização do vínculo com a data real de início do trabalho, quando a empresa deixou de registrar o empregado no prazo legal (ou de enviar a admissão no eSocial antes da estreia). Em fiscalizações, o auditor pode reconhecer o vínculo e exigir a correção, além de autuar por falta de registro.

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Base legal essencial (Brasil)

• Obrigação de registrar empregados
  CLT, art. 41 (registro de trabalhadores) e art. 29 (anotar CTPS).
• Prazos de admissão no eSocial
  Evento S-2190 (preliminar)/S-2200 (admissão): devem ser enviados até o dia imediatamente anterior ao início do trabalho. Envio depois do início caracteriza atraso e pode gerar multa por falta de registro.
• Multa por falta de registro
  CLT, art. 47 (após a Lei 13.467/2017): multa por empregado não registrado; valores atualizados por portarias. Em 2025, referências de mercado apontam R$ 3.101,73 por empregado (e R$ 827,13 para ME/EPP). (Os valores são reajustados periodicamente.)
• Normas da inspeção
  Portaria MTP 671/2021 (consolida regras trabalhistas e de fiscalização) e IN MTP 2/2021 (procedimentos: pode haver notificação prévia por indício e determinação de regularização).
• Processo e prazos para defesa/pagamento de multa
  Defesa administrativa: 10 dias corridos da ciência do Auto de Infração; pagamento com 50% de desconto se feito em até 10 dias após decisão de procedência.
• Regras do eSocial para ações extemporâneas
  O MOS S-1.3 (02/02/2025) explica que, se a admissão retroativa cria/estende período ativo, o eSocial reprocessa esses períodos e exige remuneração (S-1200) nos meses afetados. Brasil
• FGTS Digital
  Desde 03/2024, o recolhimento mensal do FGTS é via FGTS Digital (competências anteriores seguem SEFIP/Conectividade Social).

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Como regularizar na prática (passo a passo)

1. Levante as provas da data real de admissão
   Contratos, mensagens, folhas de ponto, e-mails, testemunhos etc. Isso sustenta a retroatividade e evita glosas. (A IN MTP 2/2021 autoriza o auditor a cruzar dados e pedir documentos.)
2. Ajuste o cadastro e envie a admissão retroativa no eSocial
   • Envie S-2200 com a data original de início (ou S-2190 seguido do S-2200, se sua rotina exigir).
   • Prepare-se para reabrir e reprocessar as competências afetadas; o eSocial exigirá S-1200/S-1210 para todos os meses entre a admissão e o mês atual.
3. Recalcule tributos e FGTS de todo o período
   • INSS/IRRF via DCTFWeb/eSocial com os eventos de remuneração reabertos.
   • FGTS:
     • competências até 02/2024: gere guias pelo SEFIP/Conectividade Social;
     • competências a partir de 03/2024: use o FGTS Digital (Guia Rápida/Parametrizada).
4. Anote a CTPS Digital com a data real de admissão, cargo, salário e jornada (cumprindo art. 29/CLT).
5. Responda à notificação (se houver prazo)
   Entregue comprovantes: eventos eSocial transmitidos, guias pagas (INSS/FGTS), prints do FGTS Digital/SEFIP e CTPS anotada. Se já existir Auto de Infração, protocole defesa em 10 dias.
6. Multas
   Mesmo regularizando, pode haver multa por manter empregado sem registro no período. Em 2025, referências indicam R$ 3.101,73 por empregado (R$ 827,13 para ME/EPP). Verifique o valor aplicável na sua autuação/porte e nas portarias vigentes.

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Boas práticas (para evitar dor de cabeça)

• Padronize o pré-admissional para garantir S-2190/S-2200 até a véspera do início.
• Cheque a Qualificação Cadastral antes da admissão para evitar rejeições.
• Documente: mantenha dossiê do vínculo (ASO, contrato, treinamento, ponto).
• Conferência mensal: valide se todos os admitidos constam na folha/eSocial e no Livro/Ficha/Registro eletrônico (Portaria MTP 671/2021).
• Fluxo FGTS: se houver retroatividade atravessando 02/2024 → 03/2024, separe o que é SEFIP do que é FGTS Digital.
• Se autuado: avalie pagar com desconto (50% em 10 dias após decisão) ou apresentar recurso no prazo legal.

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Observações rápidas

• A admissão retroativa é permitida para ajustar a realidade dos fatos, mas não elimina a penalidade pela ausência de registro no tempo devido (o auditor pode reconhecer o vínculo e autuar).
• Valores de multas mudam por portaria (ex.: MTE 1.131/2025 atualizou referências). Confira sempre a autuação e a norma vigente.

Recomendamos sempre consultar a BASE LEGAL e um especialista.