A Nota Orientativa esclarece o uso correto de e‑CPF e e‑CNPJ na transmissão dos arquivos da EFD‑Reinf, visando padronização e segurança para todos os contribuintes obrigados.
1. Quem precisa entregar a EFD-Reinf
A obrigatoriedade abrange:
- Pessoas jurídicas que contratam serviços com retenção;
- Entidades promotoras de espetáculos esportivos;
- Empresas que realizam retenção de contribuição previdenciária;
- Órgãos públicos e demais entes previstos na legislação.
2. Certificados aceitos para pessoas físicas
- e‑CPF do próprio declarante, ou
- e‑CPF ou e‑CNPJ de procurador eletrônico autorizado em nome do contribuinte.
3. Certificados aceitos para pessoas jurídicas (CNPJ raiz — matriz)
- e‑CNPJ da matriz;
- e‑CPF do representante legal da matriz;
- e‑CPF ou e‑CNPJ do procurador eletrônico da matriz.
4. Órgãos da Administração Pública Direta Federal
Possibilitam mais flexibilidade:
- e‑CNPJ da matriz (válido para matriz e filiais);
- e‑CPF do representante legal da matriz (também válido para matriz e filiais);
- e‑CPF ou e‑CNPJ do procurador eletrônico da matriz (válido para matriz e filiais);
- e‑CNPJ da filial declarante (válido apenas para a filial);
- e‑CPF ou e‑CNPJ do procurador eletrônico da filial (válido apenas para a filial).
5. Empresas com inscrição baixa (por fusão, incorporação ou cisão total)
- Devem usar o e‑CNPJ da empresa sucessora (a que assumiu a responsabilidade). Se esta também estiver baixada, usa-se o certificado da última sucessora registrada.
6. Transmissão via e-CAC: alteração de perfil de acesso
O contribuinte deve utilizar a opção “Alterar Perfil de Acesso”, disponível no canto superior direito do portal e‑CAC, para configurar os perfis e certificados digitais permitidos para EFD‑Reinf. Isso inclui:
- Definir corretamente o certificado para assinatura;
- Assegurar que procurações eletrônicas estejam cadastradas corretamente e habilitadas.
Resumo das novidades em quadros
| Contribuinte | Certificados aceitos |
|---|---|
| Pessoa física | e-CPF próprio; ou e-CPF/e-CNPJ de procurador eletrônico autorizada |
| Pessoa jurídica (matriz) | e-CNPJ da matriz; e-CPF do representante legal; e-CPF/e-CNPJ de procurador da matriz |
| Órgão público (Administração Direta) | e-CNPJ/matriz; e-CPF representante da matriz; procurador da matriz; e-CNPJ filial; procurador da filial |
| Empresa com inscrição baixada | e-CNPJ da empresa sucessora; ou da última sucessora registrada |
Além disso, é importante configurar o acesso no e-CAC para que o certificado correto seja reconhecido e autorizado pelo sistema.
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🔑 Passo a passo no e-CAC
1. Acessar o e-CAC
- Entre no portal e-CAC da Receita Federal.
- Faça login utilizando:
- Certificado digital (e-CPF ou e-CNPJ) válido, ou
- Código de Acesso (em alguns serviços, mas para EFD-Reinf recomenda-se certificado digital).
2. Localizar a opção “Alterar Perfil de Acesso”
- No canto superior direito da tela inicial do e-CAC, clique na engrenagem ⚙️.
- Selecione a opção “Alterar Perfil de Acesso”.
- Essa funcionalidade define em nome de quem você atuará dentro do sistema (pessoa física, matriz, filial, órgão público ou como procurador).
3. Selecionar o perfil correto
- Escolha se o acesso será feito:
- Pessoa Física → para uso de e-CPF próprio.
- Pessoa Jurídica (Matriz) → para e-CNPJ da matriz ou e-CPF do representante legal.
- Filial → caso utilize e-CNPJ da filial ou certificado do procurador da filial.
- Órgão Público → se for Administração Pública Direta Federal (neste caso há flexibilidade para matriz e filiais).
4. Verificar procurações eletrônicas
- Caso o responsável utilize procurador eletrônico, confirme se a procuração está:
- Ativa no sistema da Receita;
- Outorgada para o serviço “EFD-Reinf – Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais”;
- Cadastrada corretamente com o CPF ou CNPJ do procurador.
⚠️ Procurações desatualizadas ou sem este serviço específico geram erros na transmissão da escrituração.
5. Testar a transmissão da EFD-Reinf
- Após configurar o perfil, acesse o módulo EFD-Reinf dentro do e-CAC.
- Selecione o evento a ser enviado.
- Assine digitalmente com o certificado definido no perfil.
- Transmita e valide se o recibo de entrega foi gerado corretamente.
📌 Recomendações adicionais
- Sempre use e-CNPJ da matriz como padrão, exceto quando a legislação permitir uso de filial (caso de órgãos públicos e situações específicas).
- Em empresas baixadas, sempre utilizar o e-CNPJ da sucessora.
- Verifique se o certificado não está vencido.
- Para evitar falhas, mantenha atualizadas as cadeias de certificados da ICP-Brasil no computador.
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