O que normalmente não pode ser retido

• IRRF (Imposto de Renda na Fonte)
  Quando a prestadora é optante pelo Simples, há dispensa de retenção de IRRF sobre os pagamentos recebidos. Base legal: IN RFB nº 765/2007, art. 1º. Legisweb
• PIS/COFINS/CSLL (4,65%)
  A retenção das contribuições sociais prevista nos arts. 30 a 32 da Lei 10.833/2003 não é exigida quando a prestadora é optante pelo Simples (art. 32, III). Ou seja, o plano não deve reter 4,65% da ME/EPP do Simples. Portal da Câmara dos Deputados

Observação: as duas dispensas acima valem para a clínica na condição de prestadora (que é o seu caso). Se, no futuro, a clínica contratar serviços de PJ não optante pelo Simples, aí as regras de retenção como tomadora podem mudar.

O que pode haver retenção

• ISS (imposto municipal) – retenção na fonte
  A retenção de ISS de optantes do Simples é possível quando a legislação municipal/hipótese do art. 3º da LC 116/2003 obriga o imposto no local do tomador (ex.: alguns serviços listados nos incisos do art. 3º). Nesses casos, aplica-se o art. 21, §4º, da LC 123/2006:
  • a alíquota a reter deve ser informada na NFS-e pela prestadora e corresponde à alíquota efetiva de ISS dentro do Simples aplicável ao mês anterior;
  • o valor retido é definitivo para aquela receita (não volta a compor o DAS para o ISS daquela nota). Portal da Câmara dos Deputados+1
• INSS (retenção de 11%) – só em “cessão de mão de obra/empreitada”
  A retenção previdenciária de 11% (hoje regulamentada pela IN RFB 971/2009) só existe quando o serviço é prestado mediante cessão de mão de obra (e não em atendimento próprio típico de clínica). Em regra, atendimentos a beneficiários do plano na clínica não configuram cessão de mão de obra — logo não há essa retenção. Se, excepcionalmente, o contrato envolver disponibilização de equipe à operadora (caracterizando cessão), aí a retenção se aplica. Legislação Financeira+1

Bases legais (para ter à mão no credenciamento)

• IRRF – dispensa para prestadora optante pelo Simples: IN RFB 765/2007, art. 1º. Legisweb
• PIS/COFINS/CSLL – não se aplica a optantes do Simples (como prestadora): Lei 10.833/2003, art. 32, III (retenção não exigida quando beneficiária é optante do Simples). Portal da Câmara dos Deputados
• ISS retido na fonte para optantes do Simples: LC 123/2006, art. 21, §4º (regras da retenção e como informar a alíquota) + LC 116/2003, art. 3º (hipóteses/local do ISS). Portal da Câmara dos Deputados+1
• INSS 11% – apenas se houver cessão de mão de obra/empreitada: IN RFB 971/2009, arts. 112 a 118. Legislação Financeira

Recomendações práticas (passo a passo)

1. Inclua uma declaração de dispensa de retenções federais no dossiê de credenciamento e nas NFS-e:
   • “Optante pelo Simples Nacional – dispensada da retenção de IRRF (IN RFB 765/2007) e dispensada da retenção de PIS/COFINS/CSLL (Lei 10.833/2003, art. 32, III).”
     Alguns pagadores pedem modelo — a prática é reconhecida no mercado. Econet Editora+1
2. Verifique a regra do ISS do seu município e do tomador (se o ISS é devido no local do tomador para seu tipo de serviço). Se houver retenção:
   • informe na NFS-e a alíquota efetiva de ISS do Simples referente ao mês anterior, como manda a LC 123/2006, art. 21, §4º, I;
   • confira no contrato/notas que o valor retido será definitivo para aquela receita. Portal da Câmara dos Deputados
3. Evite contratos que caracterizem “cessão de mão de obra” com a operadora (ex.: colocar equipe à disposição sob supervisão dela). Se houver isso no escopo, prepare-se para a retenção do INSS (11%) e ajuste preços. Legislação Financeira
4. Guarde comprovantes de opção pelo Simples (comprovante do Portal do Simples) no cadastro do plano, pois muitos validam a condição antes de liberar pagamento sem retenção federal. e-Gov DF